Een op een

Registercontrollers Elena Staravoitava en Ilona Krjukova  

“Met één been in de business en met het andere in finance”

De Wit-Russische Elena Staravoitava, business performance manager bij ABN AMRO Asset Based Finance, en de Letse Ilona Krjukova, manager business control & FP&A bij Alliance Healthcare, zijn van nagenoeg dezelfde leeftijd en verhuisden enkele jaren geleden naar Nederland. Een spontaan gesprek over het vak, digitalisering, hun ervaringen in Nederland en het feit dat er best meer vrouwelijke registercontrollers mogen komen.

We treffen jullie in een drukke periode. Hoe komt dat zo? 

Ilona: “We hebben een gebroken boekjaar. De deadline voor rapportages, de tweede forecast van het lopende jaar en het budget 2023 komen bij elkaar. Daarbij is het vijfjarenplan 2023 tot en met 2027 de basis. De kunst is om niet alleen te rapporteren, maar juist vooruit te kijken. Dat vooruitkijken probeer ik de controllers die in mijn team zitten te laten doen. Tot nu toe zijn we de eerste week vaak nog bezig met de closing van de cijfers, de tweede met de reporting en daarna gaan we naar de business met mogelijkheden om bij te sturen en kijken we vooruit naar de volgende periode. Maar we willen dat proces versnellen, zodat we sneller op ontwikkelingen in de business kunnen inspelen en kortcyclisch kunnen bijsturen.” 

Elena: “Wij houden een meer traditionele planning- en controlcyclus aan maar sturen ook op het lopende boekjaar, met het oog op de daaropvolgende jaren, omdat onze communicatie met onze stakeholders daarop is gebaseerd. Dat neemt niet weg dat wij ook scenario’s voor de toekomst uitwerken en op basis daarvan een baseline bepalen van ontwikkelingen die we sowieso als bank gaan tegenkomen. Daarbij geldt wel: hoe verder je in de toekomst kijkt, hoe onzekerder de voorspelling.”  

Jullie komen uit Letland en Wit-Rusland. Hoe zijn jullie in Nederland terechtgekomen? 

Ilona: “Ik ben voor een korte studie in 1999 in Nederland gekomen, als onderdeel van een EU-uitwisselingsprogramma. Het ijzeren gordijn was gevallen en mijn vader en moeder zijn altijd heel ondersteunend geweest. ‘Ga de wijde wereld maar zien’, zeiden zij. In 2003 keerde ik terug om mijn studie een vervolg te geven en ontmoette hier ook mijn partner. Bij de Universiteit van Tilburg ben ik opgeleid als organisatiewetenschapper. Ik trad daarna in dienst bij KPN als controller. Mijn toenmalige manager zei: ‘Als je verder wilt in finance, dan zou ik de RC-opleiding doen.’ Ik kreeg daar ook de tijd voor. Dat heb ik toen gedaan aan de TIAS Business School. Vervolgens heb ik zes jaar een business control team geleid bij Achmea Bank. Na een uitstapje naar een start-up, werd ik interimmer. Ik heb zo onder meer meegeholpen aan de fusie tussen Nationale Nederlanden en Delta Lloyd. Daarna heb ik nog meerdere opdrachten bij Rabobank gedaan. Ook heb ik nog een financetransitietraject bij Hogeschool Utrecht begeleid. Mijn laatste overstap dateert van januari 2020. Ik ben sindsdien Manager Business Control & FP&A bij Alliance Healthcare, logistiek dienstverlener in farmaceutische producten. Het bedrijf heeft tevens een eigen en een franchise apotheekketen genaamd Boots en Alphega. Alliance Healthcare is onderdeel van een Amerikaans beursgenoteerd bedrijf AmerisourceBergen.” 

Elena: “Ik ben in 2001 afgestudeerd aan de Belarus State Economic University. Persoonlijke omstandigheden brachten mij in 2003 naar Nederland. Sinds 2004 werk ik ook in Nederland. Eerst in projectmanagement, daarna in finance. Eerst was ik bij Van Lanschot Bankiers verantwoordelijk voor de managementinformatie van een aantal private banking-kantoren. Daarna was ik actief bij ProRail en Alliander en de laatste jaren ben ik weer terug in de bancaire sector, bij ABN AMRO. Wat ik altijd leuk heb gevonden is om aansluiting te vinden bij ontwikkelingen in de economie en de business daarop bij te sturen. Ergens past pionieren mij erg goed. Tien jaar geleden was ik al bezig met een van de eerste duurzame verbouwingsprojecten, destijds in de rol van projectcontroller. En later was ik betrokken bij het opzetten van innovaties in de financiële sector. Nu is mijn hoofdverantwoordelijkheid het opleveren van managementinformatie bij een dochter van ABN AMRO.”

Data spelen onmiskenbaar een grotere rol in het vak van de controller. Wat merken jullie daarvan? 

Elena: “Een tijdje lang heb ik de rol van finance innovator gehad. Dat wil zeggen dat ik naging hoe innovatieve trends binnen finance kunnen worden ingezet. Daarbij heb ik bijvoorbeeld naar advanced analytics gekeken. Hoe kunnen we op basis van de huidige data over onze bedrijfsvoering zo goed mogelijk de toekomst voorspellen, bijvoorbeeld in een forecast? Hoe kunnen we die datamodellen zo vormgeven dat het een toegevoegde waarde heeft voor ons als bank?”

Ilona: “In mijn Rabobanktijd ben ik betrokken geweest bij de implementatie van nieuwe  budgetting-, planning- en forecastingsysteem en een corporate performance management-platform. Daar zag ik dat de discussie meer en meer gaat van rapporteren over wat je gepresteerd hebt, naar algoritmes die helpen om vooruit te kijken. Let wel, ik zeg bewust helpen, want ze nemen de taak van de controller niet over. Er is nog steeds een helikopterview nodig en een professional judgement. Maar we moeten als registercontrollers wel mee in het datagedreven werken, want dat kan ons vak verrijken. Blijf niet stilstaan.” 

Elena: “We hebben vervolgens een rol in het doorvertalen naar de business. Wat zegt een cijfer in een rapport nu precies? Het is heel belangrijk voor bestuurders dat ze het verhaal achter de cijfers kennen en ook daar hebben wij een mooie rol te spelen. In het opleveren van dat verhaal ligt onze meerwaarde.”

Ilona: “Ik ben dan ook niet bang, zoals wel eens wordt gesuggereerd, dat ons vak verdwijnt. Maar het verandert wel als gevolg van kunstmatige intelligentie en toenemende digitalisering.”

Doorvertaling naar de business dus… Hoe zien jullie dat voor je? 

Ilona: “Als controller ben je generalist. Je staat met één been in de business en met het andere in finance. Het grootste compliment is eigenlijk als de business vragen aan jou gaat stellen over de prestaties. Dan word je echt als onderdeel van de business gezien. Zonder dat je daarvoor je onafhankelijke positie hoeft prijs te geven. We maken als controllers geen rapporten om het rapporten maken. Nee, we moeten de interne klantvraag goed begrijpen. Waar willen onze businessmanagers op sturen? Welke informatie over key performance-indicatoren is daarvoor nodig, maar ook: welke gegevens zijn daar niet voor nodig? Die laatste vraag stellen biedt focus.” 

Elena: “Klopt, we kunnen heel veel informatie geven, maar dan loop je voorbij aan de vraag. Alleen al het gesprek aangaan over de klantvraag kan heel veel duidelijkheid verschaffen. Omdat leidinggevenden soms ook niet precies weten wat nu eigenlijk hun informatiebehoefte is. Dan kun je dat samen helder krijgen en vervolgens in die behoefte voorzien.”

Ilona: “Communicatie is o zo belangrijk. Hoe bouw je een boodschap op? Bij KPN kreeg ik training in de Pyramid Principlemethodiek van McKinsey. Die training heeft me geholpen om duidelijk mijn communicatieboodschap op te bouwen in Jip en Janneke-taal. Dat leidt tot een betere vertaalslag van financiën naar alle lagen van de organisatie.” 

Elena: “Heldere zinnen. Niet te veel informatie, maar hoofdlijnen met de nodige onderbouwing. Daar gaat het om. En ook om doordenken. Hoe krijg je jouw boodschap geaccepteerd en wat zou de business er vervolgens mee kunnen doen? Geef richting en advies. Natuurlijk, de business blijft verantwoordelijk, maar wij kunnen hen helpen met vooruitkijken naar de eventueel te nemen volgende stappen.” 

Jullie komen allebei uit Oost-Europa. Wat brengt die achtergrond jullie? 

Ilona: “Ik denk een enorme drive en we zijn niet vies van hard werken. Ik heb in Letland en Nederland gestudeerd en heb gewerkt in Ierland en in Nederland. Dat leert je dat je je kunt aanpassen aan verschillende situaties en culturen. De belangrijkste asset ben je zelf, waar je ook terechtkomt. Daarom is het belangrijk om in je eigen vaardigheden en competenties te blijven investeren.”

Elena: “Ik voeg daaraan toe dat je ook moet investeren in de achtergrond van de ander om hem of haar echt te leren kennen. Ik geloof daarnaast dat je zelf bepaalde normen en waarden hebt die je kunt meebrengen. Als je je daaraan vasthoudt, sta je sterker in je schoenen. Het zegt iets over jou als mens en iets over wat je te zeggen hebt. Het brengt een kracht mee.”

Ilona: “De eerste jaren had ik de handicap dat ik de Nederlandse taal niet goed sprak. Omdat je dan nog niet de nuance kunt zoeken, heb je de neiging jezelf weg te cijferen. Toen ben ik nog meer gaan investeren in mijn taalvaardigheid. Daar is geloof in je eigen kunnen voor nodig. Je moet de kracht en de wil hebben. Als je dat hebt – en dat is een boodschap aan iedere controller – dan kun je doelen bereiken. Welk doel het ook is.”

Elena: “Inderdaad. Daarnaast moet het bedrijf waar je werkt je ook kansen durven geven. In je durven vertrouwen en in je investeren. Daarmee haal je samen het beste resultaat.”

Registercontrollers zijn vaak mannen. Hoe kun je vrouwen  enthousiast maken het voor het controllersvak? 

Ilona: “Het is een prachtig vak waar vrouwen juist, met hun kijk op de wereld en drijfveren, van meerwaarde kunnen zijn. Als controller is het verdiepen in je business en de verbinding opbouwen essentieel om de businesspartnerrol in te kunnen vullen. Daar zijn we als vrouwen veelal goed in en we vinden dat ook leuk. Ook hebben we meer vrouwelijke leiders nodig om het thema CSR nadrukkelijker op agenda’s te krijgen.” 

Elena: “Bij deze bied ik ook aan, als vrouwen dat willen natuurlijk, om eens het gesprek met mij aan te gaan om uit te zoeken of het vak iets voor hen is. Ik zou het bijzonder leuk vinden als ik meer dames enthousiast kan maken voor controlling. Ze kunnen daarvoor e-mailen naar vrc@vrc.nl.”

Ilona: “Het gekke is: in Letland speelt de discussie over weinig vrouwen aan de top niet. Daar leiden vrouwen volop bedrijven en is dat de normaalste zaak van de wereld. Mijn moeder was ook altijd al aan het werk en ik ben niets tekortgekomen. Ik dacht er niet eens over na dat het ook anders kon zijn.” 

Elena: “Ik ben zelf niet geboren met een sterke ambitie. Maar als de omgeving het in je ziet zitten, dan voel je als vanzelf die drive om je te ontwikkelen. Het is mooi als die kracht loskomt.”

Tot slot: de oorlog in Oekraïne. Wat doet dat met jullie? 

Elena: “Het raakt me als mens, en professional op meerdere vlakken. Het wordt heel duidelijk dat de wereld verandert. Vanuit professioneel perspectief heeft dat gevolgen voor de scenario’s en performance indicatoren. Ik ben dan ook aan het bekijken wat die impact is. Persoonlijk kan ik steun geven aan vrienden en collega’s en hun een luisterend oor bieden.” 

Ilona: “Letland is ook een buurland van Rusland en dan komt de oorlog heel dichtbij. Eén van mijn teamleden komt uit Oekraïne, heeft familie in het land en maakt zich daar grote zorgen over. Ik kan dan alleen maar het gesprek aan gaan en vragen: Wat doet het met je? Heb je tijd nodig voor hulp aan familie? Kortom, je wilt er voor hen zijn.”