Barbara Baarsma

“Ik heb altijd in financiële functies gezeten”, begint Buma het gesprek. “Ik ben begonnen bij Canon Europe waar ik werkte aan accounting en consolidatie. Bij Siemens deed ik daarna projectcontrolling, waarna ik bij ABN AMRO op het hoofdkantoor terechtkwam. Daar zette ik de internal reporting naar de kantoren op de rit. In 2007 deed ik de RC-opleiding, want ik had altijd al de ambitie om registercontroller te worden. Bij ABN AMRO werd ik door het hoofd controlling gevraagd om betrokken te zijn bij het opnieuw inrichten van de financiële functie. Daarbij hadden we Jurgen Schut, toen nog partner bij KPMG, ingeschakeld. Ik vond het zo gaaf wat hij deed. Hij combineerde het vak van financial met het geven van advies. Hij hing als een helikopter boven de materie en liet ons anders naar vraagstukken kijken. Dat wilde ik ook.”

Denk onder andere aan het efficiënter inrichten van administratieve processen of betere contractuele afspraken over huisvesting en facilitaire dienstverlening. Als je daar tot kostenreductie kunt komen, zie je dat direct terug in de zorg aan de cliënt.

Complexiteit

Dé zorg bestaat eigenlijk niet, zegt Buma. “De finance professionals die hun intrede doen in de sector, zijn vaak verbaasd over de complexiteit. Dat gaat over de verschillende financieringsstructuren die er zijn voor verschillende soorten zorg, over de toenemende kosten, over de krappe arbeidsmarkt, de vergrijzing en veelal het ontbreken van de juiste stuurinformatie. In dat alles moet je dan je weg weten te vinden. Je kunt daar als registercontroller enorm van meerwaarde zijn. Daarbij moet ik opmerken dat er grote verschillen zijn tussen cure en care. Zorg is één woord dat alles behelst van eerstelijns zorg door huisartsen, tweedelijnszorg door academische ziekenhuizen tot aan toezichthoudende instanties, de GGZ en de jeugd- en ouderenzorg. Allemaal deelsectoren met eigen uitdagingen.”

“Hij hing als een helikopter boven de materie en liet ons anders naar vraagstukken kijken.”

Spanningsveld

Betaalbaarheid van de zorg versus de kwaliteit van de zorg. Buma: “Daar lijkt een spanningsveld tussen te zitten, maar ik ben van mening dat je, als je het vraagstuk integraal oppakt, de twee best kunt combineren. Maar dat kan alleen als je een stapje terugdoet uit de dagelijkse praktijk en opnieuw gaat kijken hoe je als zorginstelling je bedrijfsvoering, inclusief ondersteunende diensten, gaat inrichten.” Een oplossing begint bij de constatering dat een zorginstelling een gezond rendement moet maken. “Als we maar kostenneutraal uitkomen, dan is het goed. Dat was lange tijd de gedachte. Maar omdat een zorginstelling dan niets overhoudt uit de zorgdienstverlening, heeft deze ook geen geld om te innoveren. Bijvoorbeeld rondom het gebruik van digitale toepassingen in de zorg: het gebruik van informatie- en communicatietechnologie ter ondersteuning of verbetering van de gezondheid en de gezondheidszorg. Denk aan videocontact met thuiszorg, domotica en teleconsultatie. Dit kan bijdragen aan betaalbare, toegankelijke en kwalitatief goede zorg. Kortom, je moet een gezond rendement maken om te kunnen innoveren.”

Koers houden

Dat besef is er bij een groeiende groep zorgbestuurders, constateert Buma. “Zij zien de noodzaak en het belang van het zorgen voor een goede bedrijfsvoering, inclusief een gezonde financiële situatie. Ook zie ik dat zorgbestuurders steeds vaker een achtergrond in finance hebben.” Om wat betreft kwaliteit en kosten koers te kunnen houden, is stuurinformatie nodig. Buma: “Van raad, van bestuur tot werkvloer moeten teams gevoed worden met de juiste informatie om kosten en kwaliteit in de hand te houden. Zodat ze eigenaarschap kunnen tonen en integrale beslissingen kunnen nemen. Begin tegen zorgprofessionals niet over een kostenreductieprogramma. Dat inspireert niet en dat slaat dood. Begrijpelijk. Niemand wordt er warm van. Maar als je als teamleider met je team eigenaarschap kunt tonen op jouw domein op basis van de juiste stuurinformatie, dan werkt dat wel. Dan ziet de teamleider kansen om meer te doen aan ziekteverzuim, het verbeteren van competenties of het anders aanpakken van processen. Dan volgt een kostenreductie min of meer als vanzelf.”

“Omdat een zorginstelling niets overhoudt uit de zorgdienstverlening, heeft deze ook geen geld om te innoveren.”

Geef een reëel beeld

Teamleiders in de zorg zijn niet alleen verantwoordelijk voor de zorg. Buma: “Ze begrijpen dat. Betrek hen dan ook bij budgetbesprekingen of kostenontwikkelingen. Bouw als financial in de zorg een band met hen op. En als er systemen en applicaties zijn die een betrouwbaar beeld geven van de kwaliteit en de kosten is het zaak de zorgprofessionals mee te laten denken over de inrichting van die systemen. Zodat ze er ook daadwerkelijk wat aan hebben en zich betrokken voelen. Daar zijn historisch gezien zorgprofessionals vaak in teleurgesteld omdat financials in het verleden van alles over hen hebben uitgestort. Je moet dus eerst de verbinding maken en dan zorgen dat zorgprofessionals de investering willen doen om de sturingsinformatie beter te maken. Geef daarbij ook een reëel beeld. De eerste stuurinformatie is niet meteen honderd procent betrouwbaar, maar we gaan een pad op om dat samen beter en beter te maken.”

Wijsheid en een helikopterview

Buma wenst zorginstellingen wijsheid en een helikoperview toe. “Je moet afstand nemen van de dagelijkse drukke praktijk waarin we telkens maar hollen, hollen, hollen. Stel de hamvraag: hoe geven we de inrichting van de bedrijfsvoering zodanig vorm dat we recht doen aan de integrale afweging van kwaliteit en kosten? Vaak blijven we hangen in losstaande zaken. ‘Business control loopt niet. De stuurinformatie is niet op orde. De accountant tikt ons op de vingers.’ Vaak zit daar een groter probleem achter en is de bedrijfsvoering met daarin de financiële functie niet goed of niet goed doordacht ingericht. Uiteindelijk draait het om de cliënt en veel van het geld van een zorginstelling zit ook in de bedrijfsvoering. Als je dat weet, hoe ga je het als zorginstelling dan organiseren? We mogen in de zorg best terug naar de tekentafel.”