Barbara Baarsma

In het kort is process mining een methode om het verloop van bedrijfsprocessen in kaart te brengen, te visualiseren en te bepalen aan de hand van data. Hiermee wordt inzichtelijk gemaakt hoe een proces verloopt, maar ook waar mogelijke afwijkingen zitten. Van der Aalst, die vaak de godfather of process mining wordt genoemd, ontwikkelde deze methode na zijn observatie dat er een groot gat zat tussen wat medewerkers in een organisatie modelleren op papier en wat ze in werkelijkheid doen. “Dat zette mij aan het denken. Ik ben vanuit wetenschappelijk oogpunt gaan kijken wat mensen echt doen, in plaats van te luisteren naar wat ze zeggen wat ze doen. Dat is nu een logische gedachte, maar dat was het destijds niet. Mensen konden zich niet voorstellen dat er veel data waren over bedrijfsprocessen. Ik ben vervolgens begonnen met de ontwikkeling van de process mining-techniek en heb de eerste algoritmes ontwikkeld.”

Succesverhalen nodig

Volgens Van der Aalst schieten bedrijven die process mining-oplossingen aanbieden als paddenstoelen uit de grond, maar staat de ontwikkeling nog maar aan het begin. “Er zijn twee bewegingen nodig om het door te laten dringen op de markt. De eerste is dat er commerciële tools komen die het proces ondersteunen. Die tools zie je vaak pas tien jaar, nadat ze door de wetenschap zijn ontwikkeld, op de markt komen. Vervolgens moeten die tools succesvol zijn en dan komt de tweede golf van toepassingen. Dan is het succes van een bedrijf als Celonis, waar ik zelf Chief Scientist ben, heel belangrijk. Vanwege dit succes worden andere organisaties hebberig en willen ze daar ook een stuk van hebben. De techniek was echter al voorhanden en veel grote bedrijven hebben gewoon zitten slapen om dit niet eerder op te pakken. Op dit moment zijn er volgens Gartner meer dan veertig commerciële process mining tools. Er is dus keus genoeg.”

“Proces mining is een kerntechnologie die je nodig hebt om precies te beschrijven hoe processen verlopen en waar knelpunten zitten”

Een verklaring voor de initieel trage adoptie heeft Van der Aalst wel. “Analisten, maar ook bedrijven die software ontwikkelen luisteren vaak naar de klant. Dat is een logische gedachte, maar ik dit geval vroeg de klant niet om process mining. Simpelweg omdat de klant niet wist dat het mogelijk was en het bestond. Ik vind het fascinerend dat ik twintig jaar geleden al in donkere zaaltjes zat en mensen bijna begonnen te huilen toen in de resultaten van process mining liet zien. En dat het vervolgens nog zo lang heeft geduurd voordat het zijn intrede deed. Op dit moment is het een markt die elk jaar met vijftig procent groeit en op termijn gebruikt elke grote organisatie het. Veel kleinere bedrijven weten het bestaan er echter nog niet van.

Breed toepasbaar

Process Mining is generiek en daardoor is het niet voor één bepaald proces te gebruiken. Van der Aalst: “Hetzelfde geldt voor spreadsheets en databases. Het is een kerntechnologie die je nodig hebt om precies te beschrijven hoe processen verlopen en waar knelpunten zitten. Je kunt het gebruiken om bagage te volgen op luchthavens, om te kijken hoe Covid-19-patiënten worden behandeld of hoe studenten studeren op een universiteit. Van logistieke processen tot productieprocessen. Het is heel breed toepasbaar. Organisaties en hun registercontrollers die performance- en compliance-problemen willen adresseren moeten process mining dus wel omarmen.”

Down to earth

Het is volgens Van der Aalst een misvatting om process mining te vergelijken met de processen achter artificial intelligence en machine learning. “Process mining is veel meer down to earth. De technologie die erachter zit is compleet anders. Artificial intelligence en machine learning werken alleen als je grote hoeveelheden data hebt waarmee je het systeem kunt trainen. 

Op de schaal van Google met foto’s van honden en katten. Het mooie van process mining is dat als je dingen wilt voorspellen je veel data nodig hebt, maar als je wilt ontdekken wat de knelpunten zijn en wat de oorzaken hiervan zijn, je niet veel data nodig hebt. Dat werkt altijd.”

Data niet op orde

Een voorwaarde voor het slagen van process mining is wel dat een organisatie haar data op orde heeft. “Als je analyseert waarom organisaties het niet gebruiken heeft het daar altijd mee te maken. Organisaties passen process mining toe en daaruit blijkt dat hun data niet op orde zijn. Vervolgens trekken ze de conclusie dat het voor hun geen meerwaarde heeft, maar dat is een misvatting. Als de uitkomst is dat de data niet kloppen, heeft process mining haar waarde al bewezen. Een registercontroller moet de behoefte hebben om precies te weten wat er gebeurt en niet bang te zijn voor de uitkomsten. Zo lang men niet de behoefte heeft om bijvoorbeeld te adresseren dat heel vaak dagen of maanden worden omgewisseld, heeft het geen zin om met process mining aan de slag te gaan.”

Flinke groei

De ontwikkeling van process mining zit in de lift en zet de komende jaren door, denkt Van der Aalst. “De cijfers laten nu een groei zien van vijftig procent per jaar. Het is een realistisch groeiscenario dat zich de komende jaren door gaat zetten. Het is ook mijn verwachting dat over twee tot drie jaar alle Fortune 500-bedrijven process mining gebruiken. Het verspreidt zich als een olievlek en op een gegeven moment is het een standaardonderdeel van een organisatie.”