Lees meer
Miek de Ruijter is financieel directeur bij Nationale Opera & Ballet. Deze culturele instelling creëert, produceert en presenteert traditionele en vernieuwende opera- en balletproducties. “Het is een middelgroot bedrijf met een jaaromzet van 60 miljoen en 510 fte. De afgelopen twee jaar is de culturele sector hard geraakt. Maar we bleken telkens in staat om ons aan iedere situatie aan te passen.”
Van kinds af aan heeft Miek al affiniteit met cijfers en getallen. “Ik was er op de lagere school al flink mee bezig. Zo was ik met kassa’s in de weer, vond het mooi om bonnen op te tellen en om telkens andere rekensommetjes te maken. Dit heeft me nooit meer losgelaten.” Het is dan ook niet geheel verwonderlijk dat ze economie ging studeren. Na haar studie trad ze in dienst als controller bij kredietverzekeraar Atradius. “Een leuk bedrijf met evenzo leuke mensen, alleen had ik minder affiniteit met het product.” Ze startte daarna met de postdoctorale studie tot registercontroller, die ze afmaakte bij KLM. Binnen KLM bekleedde zij meerdere functies als controller. “Tijdens mijn werk bij de divisie Vracht als area controller Europa kwam ik erachter dat ik een middelgrote organisatie erg leuk vind. De lijnen zijn korter en de slagkracht is sneller. Hieruit trok ik de conclusie dat ik bij een volgende stap eindverantwoordelijk voor financiën bij een middelgrote onderneming wilde zijn.”
Zelf doen en zelf maken
Via een vriendin werd Miek geattendeerd op de vacature van financieel directeur bij Nationale Opera & Ballet. “Ik had geen compleet beeld van de organisatie. Daarop heb ik hun jaarrekening bekeken. Daaruit bleek dat het een productiehuis is. Dat betekent dat zij alles zelf maken. Denk aan kostuums, decors, schoenen, rekwisieten, enzovoorts. Ik besloot te solliciteren. Tijdens de gesprekken bleek dat er uitdagingen waren die ontstaan waren na de fusie van Het Muziektheater Amsterdam, De Nederlandse Opera en Het Nationale Ballet in 2013. Mijn opdracht was om een financieel duurzame organisatie te creëren.”
“Mijn opdracht was om een financieel duurzame organisatie te creëren. Dat is gelukt.”
Op basis van de behoefte van de directie, de raad van toezicht en de organisatie, stelde Miek een afdelingsplan op en herschreef ze de functies van het financiële team. “Helaas kon niet iedereen in die verandering mee. Een andere samenstelling van het team was nodig om de gestelde doelen te bereiken. Bij de financiële systemen vroeg dat om het verwijderen van maatwerk. Zonder maatwerk werken de systemen sneller en maak je optimaal gebruik van wat een systeem te bieden heeft.” Na drie jaar werk, zijn haar eigen team en de financiële systemen en processen op orde. “Organisatiebreed zijn collega’s blij, er is meer aansluiting tussen financiën en de lijn, en de lijn weet sneller hoe ze er financieel voor staan.”
Ruimte geven op het speelveld
Omdat Miek en haar team snel een beeld hebben van hoe ze ervoor staan, kunnen ze de rol van businesspartner beter vervullen. “De maandelijkse prognose biedt een goed aanknopingspunt voor ons om het gesprek aan te gaan op directieniveau, maar ook bij de teams per kunstvorm. Daarbij geldt: je wilt niet te veel restricties leggen op kunst, er moet vrijheid zijn om te creëren. Het is ruimte geven binnen het financiële speelveld dat we als Nationale Opera & Ballet hebben. Als team financiën ben je dan degene die knelpunten aan ziet komen. Daar pak je dan ook je rol.”
In 2019 was Miek mede-initiator van het ICT Masterplan. Doel is om een digitaliseringsslag te slaan. “Bij het digitaliseren van processen is er vaak een financieel element. Dat vraagt om een analyse van de huidige processen. Wat kost te veel tijd, wie mag wat op welk moment, wat moet er dan anders en hoe kan ik dit proces digitaliseren? Mede door deze digitaliseringsslag is de overstap naar thuiswerken vrij soepel verlopen.”
Onvermoede krachten
De lockdown als gevolg van de coronapandemie kwam in maart 2020 als een donderslag bij heldere hemel. Miek: “Een première werd afgelast en het theater ging dicht. Gelukkig hadden we binnen het team al gekeken of iedereen de werkzaamheden thuis voort kon zetten. De salarissen en facturen moeten toch worden betaald.” De lockdown zette een streep door de programmering en ook overige activiteiten konden geen doorgang vinden. Miek: “De lange periode van beperkte training heeft invloed op de spierkracht en souplesse van de dansers. Het is voor alle dansers de eerste lange periode in hun carrière zonder dagelijkse danstrainingen. Lessen vonden online plaats. Daarvoor kreeg iedereen een kleine barre, gemaakt door ons rekwisietenteam, en een stuk balletvloer thuisbezorgd.”
Tijdens de pandemie werden er ook mooie dingen neergezet. Miek: “Zoals online balletlessen die wereldwijd zo’n 2,4 miljoen keer zijn bekeken. Er kwamen coronaproof-producties zoals Dancing Apart Together, een operafilm Crazy Days en een mooie video van een danseres die op een lege Magere Brug in Amsterdam ballet ten uitvoer bracht. Ook werden opera- en balletvoorstellingen online gestreamd. Kortom, corona maakte onvermoede krachten los.”
Enorme teamspirit
The show must go on, ook voor financiën, constateert Miek. “Ik heb het tijdens de coronaperiode allerminst alleen gedaan. We kennen een enorme teamspirit en mijn team heeft alle zeilen bijgezet en is wendbaar geweest. Doordat de basis als een huis staat, waren we in staat de extra werkzaamheden, ontstaan door corona, goed op te vangen. Daar ben ik heel erg trots op.”
In de rubriek Vraag het de CFO leggen twee registercontrollers een vraag voor.
Als eerste komt Daan van Baarsen, financieel directeur van de Efteling, met zijn vraag.
“Ik zou graag willen weten hoe corona impact heeft gehad op jou als financieel verantwoordelijke en als persoon.”
Miek: “Zakelijk gezien hebben we vanuit financiën ontelbare scenario’s gemaakt. Normaal gesproken wordt de programmering jaren van tevoren vastgelegd. Met de steeds veranderende coronamaatregelen hebben we in korte tijd een alternatieve programmering opgesteld. Daarbij hebben we iedere keer de afweging gemaakt of het financieel haalbaar is om met een beperkte zaalbezetting überhaupt open te gaan. Uiteraard hebben we kostenbesparingen doorgevoerd en natuurlijk is er verloop in het personeelsbestand geweest. Vanwege de annulering van het merendeel van de begrote producties, zijn de kosten voor uitvoerend personeel lager. Denk aan solisten, extra koor, dirigenten, orkesten, ontwerpers, regisseurs en choreografen."
"Vanuit de Rijksoverheid ontvingen we steunmiddelen. Dit stelde ons in staat om een regeling voor freelancers te treffen. “ “Als Nationale Opera & Ballet besloten we de force majeur-clausule in de overeenkomsten met freelancers niet toe te passen. Vanaf het begin van de coronacrisis hebben we een freelanceregeling in het leven geroepen. We maakten afspraken met freelancers voor producties of overige werkzaamheden die werden afgelast vanwege corona. Zij konden een beroep doen op de regeling tot een maximumbedrag van 3.000 euro per maand.” “Door de sluiting van het theater was het juist mogelijk om groot onderhoud op het hoofdtoneel uit te voeren. Dit hebben we dan ook gedaan. Daarnaast hebben we een aantal IT-projecten versneld of naar voren gehaald. Zoals een platform voor het online streamen van voorstellingen. In de ateliers was het mogelijk om met gepaste afstand door te werken. Producties zijn dus wel gemaakt en liggen klaar in de opslag om in 2022 of later opgevoerd te worden.”
“Persoonlijk gezien vond ik het pittig. Naast thuis lesgeven aan de kinderen, ging het werk gewoon door en kwamen de eerdergenoemde werkzaamheden daar bovenop. Ook onrust onder medewerkers door berichtgeving in media laat je niet ongemoeid. Gelukkig konden we de financiële onzekerheid bij hen wegnemen en melden dat we geen gedwongen ontslagen doorvoerden. Als ik alles in perspectief plaats van de wereldwijde impact van deze pandemie, dan is het persoonlijk en zakelijk goed gegaan.”
“Ook wij hebben te maken met stijgende grondstofprijzen en schaarste aan producten.”
Als tweede registercontroller Rosita Girjasing, manager Finance & Control, van het Kunstmuseum Den Haag:
"De coronatijd lijkt inmiddels gelukkig grotendeels achter ons te liggen. Hoe lang zal het effect hiervan nog voelbaar zijn voor Nationale Opera & Ballet? Niet alleen financieel, maar zeker ook voor de medewerkers?”
Miek: “Financieel gezien houd ik rekening met een afname in de bereidheid van bezoekers om naar onze voorstellingen te komen. Sommige bezoekers zijn nog voorzichtig. Als ik door de stad loop, heb ik het idee dat dat effect langzaam wegebt. Mensen willen weer de deur uit. Los daarvan ervaren we nog steeds dat artiesten of productiemedewerkers besmet raken met het coronavirus, waardoor voorstellingen niet doorgaan. Ook wij hebben te maken met stijgende grondstofprijzen en schaarste aan producten. Maar we zijn nog in staat deze schommelingen op te vangen. We hebben nog wel een intern testbeleid voor uitvoerende artiesten. Het thuiswerken van medewerkers gebeurt in overleg. Iedereen is blij dat we weer open mogen. Het is fijn om weer volle zalen te hebben. Je hoort een gong, het doek gaat open en je krijgt een prachtige opera of balletvoorstelling. Niets vervangt die theaterbeleving.”
Naar boven
