Om die vraag te kunnen beantwoorden, neemt Peter, hoogleraar aan de Amsterdam Business School van de UvA en programmadirecteur van de Executive Master of Finance en Control, een aanloop. “Winststuring klinkt negatief, maar we hebben het hier niet over fraude, maar over het moment waarop je een afwaardering doet. Wanneer besluit je dat een klant die niet betaalt ook echt niet meer gaat betalen en dat je dus een verliespost moet opnemen? Of wanneer besluit je tot een afwaardering bij afnemende goodwill van een onderneming? Accounting is niet een lineair zwart-wit proces, er zijn ook grijstinten. Natuurlijk, de cashflow is hard, maar aanpassing van de winstcijfers door zelf een gunstig moment in tijd te kiezen om af te waarderen kan. Dat maakt ook dat veel bedrijven niet een klein verlies noteren, want dat kunnen ze vaak wel rechtzetten naar een kleine winst. Het is het masseren van de cijfers dat in dit spel zit en waar kapitaalmarkten ook van uitgaan.” 

Geen wondermiddel

Forecasting is het middel om goede informatie over het reilen en zeilen van de onderneming te hebben, om op basis daarvan beter te kunnen plannen en voorspellen. Peter: “Zie het niet als een wondermiddel – je kunt de toekomst niet voorspellen – maar als hulptool. Je gaat bewuster nadenken over de toekomst en over de manieren waarop je ermee om kunt gaan. Je staat bewuster stil bij de omgeving waarin de organisatie opereert en de risico’s die daar spelen. Het zou knap zijn als je alle risico’s zou kunnen zien, maar dat is niet zo. Zeker niet de zogeheten black swan-risico’s zoals de coronapandemie. Black swan duidt een onverwachte gebeurtenis aan die bijna niemand van tevoren kon voorspellen. Maar dan nog: je kunt je wel voorbereiden en scenario’s bedenken bij de risico’s die je wel ziet. In die zin vormt forecasting een drie-eenheid met scenarioplanning en risicomanagement. Het is de antenne die je nodig hebt om te zien of er risico’s of kansen aankomen waar je op moet anticiperen.”

Nooit alleen

Door vroegtijdig na te denken over mogelijke situaties en de daarvoor benodigde handelingen, ben je volgens Peter beter voorbereid op de toekomst. “Let wel, forecasting doe je als finance nooit alleen. Als een kabelbedrijf op basis van zijn orders voor de aanleg van glasvezel wil voorspellen hoeveel omzet eraan komt, maar ook wil weten of er genoeg personeel is, dan moet dat een samenwerking worden tussen finance, HR en de business.”

Verschillende scenario’s

Element twee van een geavanceerd forecastingsysteem is het gebruik van scenario’s. Peter: “Als je een forecast maakt, houd je dan rekening met veel verschillende scenario’s? Daarnaast is het aantal updates per jaar een indicatie van hoe geavanceerd de forecasting is. Hoe vaker je forecast, hoe verfijnder de methodiek.” Als derde en laatste aspect noemt de hoogleraar de betrokkenheid van interne en externe spelers. “Zijn de forecasts vooral een thema voor sales of finance of wordt de hele supply chain erbij betrokken? Wordt het proces van vooruitkijken gevoed met de actuele kennis van externe partijen? Denk aan recent marktonderzoek of kennis van leveranciers en klanten.”

Onzekerheden elimineren

Wie deze elementen in zijn forecasting heeft ingevoegd, kan zich niet alleen verheugen op een beter beeld van de toekomst van de organisatie. Maar heeft dus ook – zo blijkt uit dit onderzoek – minder winststuring nodig. “Omdat je beter weet waar je met de winst op uit gaat komen. Je elimineert onzekerheden.” De onderzoekers kwamen er vervolgens ook achter dat er een grens zit aan het nut van verdere investeringen in een geavanceerd forecastingsysteem. “In een complexe omgeving, waar je met veel - heel veel - dynamiek te maken hebt, leidt zo’n investering op een gegeven moment niet meer tot verminderde winststuring. Omdat de dynamiek nu eenmaal niet helemaal te vatten is in het geavanceerde forecastingsysteem. Dan heb je weliswaar geen voordeel in de verminderde winststuring, maar natuurlijk wel in een beter toekomstbeeld voor de organisatie.”

“Accounting is niet een lineair zwart-wit proces, er zijn ook grijstinten.”

Wat moet de registercontroller met deze bevindingen? Peter: “We hebben het vaak over de controller als businesspartner. Hier kun je dus samen met de business, maar ook met HR, ICT, operatie, sales, procurement en logistiek werken aan accurate voorspellingen en meer adaptieve plannen. Je weet welke elementen er nodig zijn om zo’n geavanceerde forecasting neer te zetten en je weet dat het niet alleen een feestje van finance moet zijn. Het mooie is dat dat los van de budgetcyclus kan, omdat die cyclus in organisaties vaak een politiek spel wordt. Zie forecasting als controller als een constant leerproces, samen met de andere disciplines. Verder zou ik me als registercontroller verdiepen in hoe de forecasting bij jou in de organisatie wordt gedaan. Waar kun je verbeteren om de toekomst zo goed mogelijk te voorspellen? Ook is het verstandig om als controller kennis op te doen over scenarioplanning. Hoe zet je scenario’s tegen elkaar af? Als laatste kom ik bij risicomanagement terecht: welke risico’s kunnen we als organisatie op welke manier mitigeren?”

Nut en noodzaak inzien

Dat investeren in een geavanceerde forecasting zin heeft, tonen de onderzoekers aan. Peter: “Forecasting levert een belangrijke bijdrage aan de prestaties en de marktwaarde van een onderneming. De juiste inzet ervan staat aan de basis van operationele afwegingen én strategische keuzes. De business en andere interne partijen moeten het nut en de noodzaak van forecasting inzien, anders komen controllers niet ver. Daarbij helpt dat meer en meer organisaties inzien dat jaarlijks vastgestelde budgetten eigenlijk bij oplevering al gedateerd zijn. Met forecasting kun je gedurende het jaar, los van de gepolitiseerde budgetcyclus, toch voldoende grip houden op de bedrijfsvoering. Al was het maar omdat je samen met de business antwoord geeft op ‘wat als’-vragen. Hoe meer scenario’s je je voorstelt, hoe beter je actief bent voorbereid op de komst. En hoe minder je achter de feiten aanloopt.”

Het onderzoek is gepubliceerd bij de Journal of Management Accounting Research.
Je kunt het hier downloaden.