Barbara Baarsma

In juni 2020 studeerde Joep van Dijk cum laude af als Executive Master of Finance and Control (EMFC) bij TIAS, met een 9 voor zijn scriptie. “Daar was ik echt verrast door, enorm blij en heel trots. Ook nog de scriptieprijs winnen is een hele eer. Het is fijn om waardering te krijgen voor iets waar je veel tijd en energie in gestoken hebt. Maar wat je ook veel energie geeft.”

Geraakt door Beyond Budgeting

“De theorie van Beyond Budgeting kwam voorbij in een van de eerste vakken van de RC-opleiding. Dat raakte mij direct”, antwoordt Van Dijk op de vraag naar het onderwerp van zijn scriptie. “Ik ben altijd op zoek naar verbetering. Vaak met een meer organisatiekundige bril, vanwege mijn bedrijfskundige achtergrond. Ik herkende vanuit mijn eigen werkervaring de nadelen van het werken met een begroting: het duurt lang, het is een politiek spel en het is heel veel werk voor iets wat eigenlijk weinig oplevert. Bij een begroting doe je alsof je in een glazen bol kijkt, maar de werkelijk is altijd anders. Beyond Budgeting is een managementfilosofie waarin organisaties geen begroting meer opstellen, maar gebruik maken van andere instrumenten om in control te zijn. Met als resultaat dat de klant meer centraal staat en dat het dominante ritme van het kalenderjaar wordt doorbroken.”

Theorie en praktijk

Zijn interesse was dus gewekt. Van Dijk overlegde met zijn begeleider, prof.dr.ir. Michael Corbey (TIAS) over hoe hij het onderwerp in een onderzoek zou kunnen vormgeven. “Ik wilde graag een onderwerp pakken dat ook toegevoegde waarde had voor mijn organisatie.” Via zijn directeur bedrijfsvoering bij ORO kwam Van Dijk vervolgens in aanraking met Pascal Starremans, manager financiën bij zorgorganisatie PSW. “Zij werken al jaren zonder begroting, volgens de Beyond Budgeting theorie.”

Van Dijk las zich in en zette zijn theoretisch kader neer, waarbij hij de twaalf principes van Beyond Budgeting vertaalt naar het Nederlands en toepast op de zorg. “Die theorie heb ik gespiegeld aan de praktijk bij PSW. In hoeverre volgen zij de theorie en waar wijken zij ervan af? En ik heb zeer uitgebreide interviews gehouden met 21 mensen binnen ORO. Dat waren gesprekken met RvT-leden, Mt-leden, managers en financials, om te kijken in hoeverre de principes van Beyond Budgeting toepasbaar zijn op de praktijk bij ORO. Het was heel interessant om het theoretisch concept niet alleen toe te passen op mijn eigen organisatie, maar ook op een tweede organisatie die er al mee werkt. Dat had grote toegevoegde waarde voor mijn scriptie en voor mijn eigen organisatie.”

“Het is bij Beyond Budgeting essentieel om volledige steun van het topmanagement te hebben, want het hele managementcontrolsysteem moet op de schop.”

Randvoorwaarden Beyond Budgeting

“Beyond Budgeting is een prachtige theorie en ik ben ervan overtuigd dat deze ook in de praktijk kan werken,” betoogt Van Dijk. “Het is wel essentieel om volledige steun van het topmanagement te hebben, want het hele managementcontrolsysteem moet op de schop. Dat betekent een grote verandering voor financials, managers, bestuurders en toezichthouders. Een andere belangrijke randvoorwaarde om Beyond Budgeting te kunnen implementeren, is dat de kwaliteit van de administratieve processen zeer goed op orde is omdat je de begroting niet meer hebt als referentiepunt. Ten slotte is het ook een kwestie van lef en doen om uit de comfortzone te stappen en op zoek te gaan naar een nieuwe manier van sturen in een organisatie. In die nieuwe situatie eindigt de wereld niet meer op 31 december en begint deze niet op 1 januari opnieuw, maar is sprake van een continu proces.”

Durf het anders te doen

Bij ORO is de conclusie dat de organisatie nog niet op alle twaalf punten voldoet, maar wel op een ruime meerderheid, zo staat te lezen in de scriptie. Van Dijk: “Dat betekent dat het dan nog een kwestie is van uit je comfortzone stappen. Durven om in het diepe te springen. Durven om het anders te doen. Want je hoeft niet 100 procent klaar te zijn om over te stappen. Het is prima om een goede basis te hebben en dan de overstap te maken. ORO onderzoekt op dit moment nog in hoeverre zij de overstap ook daadwerkelijk gaan maken."

Past Beyond Budgeting beter bij de zorg?

In het bedrijfsleven zijn nog niet veel geslaagde voorbeelden van Beyond Budgeting te vinden. Is de zorg anders? “Over het algemeen werkt de zorg met een inspanningsgerichte bekostiging. Dit is zeker in de langdurige zorg en de jeugdzorg de dominante wijze van financiering. Hierdoor is de relatie tussen opbrengsten en kosten behoorlijk sterk. Als je meer opbrengsten krijgt, worden je kosten ook hoger. Je begroting kan dan in de prullenbak”, betoogt Van Dijk. “Het gaat erom dat je veel meer moet sturen op het resultaat onderaan de streep. Als je jouw administratieve organisatie goed hebt ingericht, dan kan dat. Je hebt niet zoals bij een productiebedrijf allerlei afdelingen die hun kosten en waarde toevoegen en je bent niet zoals bij een overheidsorganisatie gebonden aan allerlei vastgestelde subsidies. Onze grootste kostenpost is personele kosten en deze bewegen mee met de stijging of daling van opbrengsten. Ik denk dat dat het gemakkelijker maakt. We hebben helemaal geen begroting nodig. We moeten gewoon zorgen dat we onderaan de streep minder uitgeven dan we binnenkrijgen.”

Illusie van control

“Ik denk dat een begroting je juist heel erg tegenhoudt”, vervolgt hij. “Want daardoor ben je in je rapportages en in je prognoses alleen maar bezig met die begroting die je ooit een keer bedacht hebt. Een begroting waar vaak politiek-strategische belangen aan ten grondslag liggen, die niets met de werkelijkheid te maken hebben. ‘An illusion of control,’ aldus het Beyond Budgeting Institute. En dat is precies wat het is. Want je kunt precies 111.034,12 euro begroten. En je kunt precies aangeven waarom je daar 12.328,02 euro van afwijkt. Dat geeft echter slechts de illusie dat je in control bent.”

“Het is een kwestie van lef om uit de comfortzone te stappen en op zoek te gaan naar een nieuwe manier van sturen.”

Nieuw leiderschap

Daarom is Van Dijk “super enthousiast” over Beyond Budgeting. “Het is nieuw leiderschap, op een nieuwe manier kijken naar financiën. Ook omdat je in de zorg nog vaak ziet dat geld een zaak is van de afdeling finance. We zijn nu die slag aan het maken dat het geld van de manager is. De manager is namelijk vaak integraal verantwoordelijk. Een belangrijke randvoorwaarde is vervolgens dat de managers de juiste stuurinformatie hebben om ook de integrale verantwoordelijk te kunnen nemen.”

Op weg naar Beyond Budgeting

Bij zijn huidige werkgever, jeugdzorgorganisatie entrea lindenhout, maakte Van Dijk al sinds zijn aantreden duidelijk dat hij aanhanger is van Beyond Budgeting. En dat hij de toegevoegde waarde van de begroting ernstig in twijfel trekt. Van Dijk: “Mensen vinden het heel raar om dat van een controller te horen. Toen ik een jaar geleden binnenkwam, hoopte ik dat we voor 2021 de laatste begroting konden maken. Maar wij voldoen in mijn ogen op dit moment nog niet aan voldoende randvoorwaarden om dat te kunnen doen. Voor 2022 zullen we dus nog wel een begroting maken, middels een effectief en efficiënt proces. Voor 2023 heb ik het vertrouwen dat we klaar zijn om zonder begroting méér in control te zijn.”