Drie registercontrollers vertellen hun ervaringen over eindejaarsdrukte
Eindejaarsdrukte? Het kan anders.
Een diepe zucht. Die slaan registercontrollers nog wel eens aan het einde van het jaar. Met de targets voor dit jaar die de organisatie nog moet halen, de jaarafsluiting, het maken van budgetten en de eindejaarsborrels, stapelt het werk zich op. Hoe ga je daar het beste mee om? We vroegen het drie registercontrollers en een jaarafsluitingsexpert. “Wegplannen is het devies.”
Lees meer
Stan van Schooten is Senior Business Controller bij retailer Wehkamp. Hij deed de RC-opleiding aan de Rijksuniversiteit in Groningen. “Ik ben gestart als junior business controller en kon vervolgens doorgroeien tot business controller van onze commerciële tak. Eigenlijk heb ik al vroeg in mijn carrière bewust gekozen voor de controllingkant van het finance vak."
Ramp-up naar Kerst
Wehkamp zit midden in de ramp-up-periode tot Kerst. “Momenteel lopen de pre-Black Friday deals. Daarna komt Black Friday zelf, Sinterklaas en Kerst. Het is dan in ons bedrijf drukker dan druk. Het zijn de weken van de waarheid. Gelukkig hebben we een gebroken boekjaar, waardoor de jaarafsluiting en het budgetproces niet gelijk vallen met deze periode. Dit is overigens gebruikelijk in retail. Dat wil niet zeggen dat we weinig te doen hebben. Integendeel. We zijn onze acquisitie Kleertjes.com aan het integreren in ons bedrijf. In ons warehouse, in onze logistieke en administratieve processen, op onze tech stack en in onze ERP-systemen en rapportages. Een tech stack gebruiken we om softwareapplicaties te bouwen en uit te voeren. De integratie is een hele kluif, maar ook een gaaf en leerzaam project. Daar zit druk op omdat je in retail geen dag zonder stuurinformatie kunt. Je moet dagelijks kunnen zien welke goederen goed verkopen en welke niet. Zodat je daar snel op kunt inspelen. Moeten we prijzen bijstellen of moeten we bijvoorbeeld producten bijkopen? Naast die integratie zijn we bezig om een nieuwe propositie op de markt te zetten, maar daar kan ik nog niet veel meer over vertellen.”
Latest estimates
“Natuurlijk”, vervolgt Van Schooten. “Ik herken wel dat er eindejaarsdruk ligt op het budgetproces. Dit begint met het bijwerken van de latest estimates. Dat is een zo goed mogelijke inschatting van waar we het jaar gaan eindigen. Dat is één van de belangrijke ijkpunten voor het nieuwe budget. Verschillende belangen komen samen tijdens het budgetproces. Budgethouders roeren zich tegen het einde van het jaar: ze willen groeiplannen, maar ook de aandeelhouders – we zijn private equity owned – hebben bepaalde verwachtingen. Daarnaast bepalen de budgetten ook de doelstellingen voor het management en medewerkers, waarop ze het komende jaar worden beoordeeld. Dat hele spel komt dan samen.” Wat zegt dat budget nog als er ineens een disruptie voorbijkomt zoals een oorlog, inflatie of een infectieziekte? Van Schooten: “Dat soort veranderingen leveren grote onzekerheden op. Daarom kun je zo’n budget ook niet eenmalig heilig verklaren voor heel 2023, maar moet je de outlook continu updaten. Zeker in retail is dat het geval. Het is bijna onmogelijk om te voorspellen waar we over drie maanden staan. Dus heb je meer een rolling forecast nodig. Dat hadden we eerder op kwartaalbasis, maar we zijn de frequentie hiervan aan het opvoeren. Zodat we als organisatie nog sneller kunnen inspelen op veranderingen.”
Beheersing van risico's
Registercontroller Aat Ouwehand was tot 1 oktober Director Order to Cash voor een groep van in de Benelux gevestigde logistieke bedrijven. Sindsdien is hij gepensioneerd. “De bedrijven waren gericht op de bezorging van pakketten bij bedrijven en consumenten. Ik was verantwoordelijk voor de opbrengstenstromen en de beheersing van de risico’s die daarbij meespelen. Dat gaat over creditmanagement, maar ook over onder andere leveringsvoorwaarden, op welke klanten je je wilt richten en over het neerzetten van een optimale propositie voor onze klanten.” Ouwehand deed zijn RC-opleiding in begin jaren negentig. “Ik heb veel gehad aan de daar opgedane kennis ”, beschouwt hij. “De kennis over AO/IC is elke dag nuttig geweest, maar ook de kennis over externe verslaglegging en management accounting.”
Plan je maand- en kwartaalafsluitingen strak
Wie denkt dat het bij de bedrijven waarvoor Ouwehand werkte, alleen aan het einde van het jaar druk is, heeft het mis. “Het is zeker niet de enige piek in het jaar. In de loop der jaren zijn er steeds meer pieken bijgekomen. Net voor de zomer, maar denk ook aan Moederdag, Black Friday en Singles Day. Dat naast Sinterklaas en Kerst. Eigenlijk komt de piek einde jaar steeds vroeger, al in de herfst. En als het vakantiegeld wordt uitgekeerd voor de zomer.”
Zorgt dat niet voor veel extra werk voor de controllers? “Onze bedrijven zijn onderdeel van een beursgenoteerd wereldwijd opererend logistiek concern”, legt Ouwehand uit.
_w732_h488_1.jpg)
“De maand-, kwartaal- en jaarafsluitingen zijn dan ook zeer strak geregeld, maar ze zijn ook zeer geautomatiseerd zodat je daar als finance niet veel meer druk van hebt dan anders. Omdat je al strakke maandelijkse en kwartaalafsluitingen hebt, is het werk aan het einde van het jaar niet zoveel extra meer. Dat strakke proces is ook nodig omdat het om een beursgenoteerd concern gaat met harde deadlines om te rapporteren aan de stakeholders. Daaronder zitten ook de vermogensverschaffers. Het is een voordeel dat je het inzicht over hoe je ervoor staat maandelijks zo snel mogelijk hebt, zodat je snel de mogelijkheid hebt om bij te sturen.”
Plan geen ingewikkelde projecten in het najaar
Toch probeerde Ouwehand in zijn werk het najaar te ontzien. “Bijvoorbeeld door een belangrijke softwarewijziging niet in dat jaargetijde te plannen. Dat is eigenlijk risicoreductie. Je moet op één van de drukste momenten van het jaar het bedrijf niet vermoeien met dergelijke verbeterslagen, hoe goed ze ook kunnen zijn. Zo wilden we eens een nieuw accountingpakket op 1 januari in gebruik nemen. Dat is vanuit finance logisch, want dan kun je het nieuwe jaar met een nieuw pakket beginnen. Maar dan moet er ook niets fout gaan. Dat is dus een risico. Uit oogpunt van risicoreductie hebben we die livegang verplaatst naar later in het jaar.” Ook rond de budgetrondes elk jaar had Ouwehand het niet per se extra druk. “De budgetten voor mijn afdeling waren overzichtelijk. Als er wat veranderde, zat dat vooral in aanpassingen, verbeteringen en vernieuwingen op de afdeling. Daarbij zorgde ik ervoor dat ik die ruim voor het jaareinde als investeringsproject indiende. Voor kleinere projecten hield ik een flexibiliteit in het normale budget aan, zodat je dat vanuit daaruit kon financieren.”
Bepaal zoveel mogelijk je eigen deadlines
Registercontroller Koen van Laarhoven is Finance Manager bij BrightStone Group. Hij ervaarde persoonlijk behoorlijk wat eindejaarsdrukte in 2021. “In december 2021 rondde ik mijn RC-opleiding af bij TIAS Business School. Het was zeer interessant, maar bij tijd en wijle ook best pittig. Zeker als de studiebelasting, inclusief alle deadlines, bovenop je reguliere werk en de eindejaarsdrukte komt.” Maar die eindejaarsdrukte valt over het algemeen volgens Van Laarhoven bij de BrightStone Group best mee. “De grootste drukte die we hebben, hebben we zelf gecreëerd. We gaan op 1 januari over op een nieuw ERP-systeem. Dat brengt altijd wat spanning met zich mee. Gaat het goed als we de knop omzetten op 1 januari? Maar als je die implementatie wegdenkt, valt de drukte van de jaarafsluiting en de budgetten wel mee. We zijn geen beursgenoteerd bedrijf, dus dan heb je meer invloed op je eigen deadlines. Zonder deze overigens te laten versloffen. Want je wilt snel de cijfers rond hebben en de actuals tegen de forecast kunnen afzetten. Maar aangezien we maandelijks en per kwartaal de boeken goed afsluiten, is de jaarafsluiting niet ineens een grote verrassing meer. Het zou vreemd zijn als dat wel zo was."
Begin vroeg met de budgetten
“Veel van de jaarlijkse werkzaamheden doen we ook op maand- en kwartaalbasis zodat we een deel van de druk tijdens de jaarafsluiting wegnemen,” vertelt Van Laarhoven. “Daarnaast zijn we dit jaar ook alweer vroeg met de budgetten bezig gegaan. Al in augustus. Wat zijn de verwachtingen van onze afdelingen over het commerciële perspectief? Op hoofdlijnen proberen we dan al de operationele plannen neer te zetten. Die vervolmaken we nu zodat we er op 2 januari volle bak mee van start kunnen gaan. Ik vind dit het leukste moment van het jaar, want je kijkt als Finance Manager samen met de business vooruit en maakt mooie plannen.”
Verdeel de werkdruk over het jaar
Karien Bos is Managing Director van BrightStone Group. Dit consultancybedrijf helpt organisaties onder andere met het realiseren van een fast close en publiceert jaarlijks een Financial Close Trendrapport. Daarin worden Nederlandse beursfondsen onder de loep genomen. Hoe komt het dat het einde van het jaar vaak zo druk op de financiële afdeling? “Snel, na een maand, kwartaal of jaar, de boeken sluiten, is er niet makkelijker op geworden voor ondernemingen”, verklaart Bos. “Dat komt door de vele wisselingen van de wacht op financiële afdelingen. Die wisselingen zijn weer ingegeven door de krapte op de arbeidsmarkt. Ook zien wij regelmatig een nieuw geformeerde directie die vaak nieuwe wensen hebben voor de interne informatievoorziening. Daardoor wordt er kritischer nagedacht over welke data te rapporteren, met welke frequentie, wat wettelijk moet en waar je business intelligence-software voor kunt inzetten.”
Bos adviseert financials die de druk van het einde jaar voelen om deze ‘weg te plannen’ door het jaar heen. “Wegplannen is zo’n beetje een buzzwoord voor ons. Zo verdeel je de werkdruk over het jaar heen. Als je gedisciplineerd aan maand- en kwartaalafsluitingen werkt en daar tijdig mee bezig gaat, kan het niet anders dan dat je de jaarafsluiting snel kunt doen.” Houd daarbij vooral de kostenkant goed in de gaten, raadt ze financiële afdelingen aan. “Niet tijdig door budgethouders gecommuniceerde kosten zijn een doorn in het oog van finance en zorgen voor ongewenste verrassingen. Ook daar kun je wat aan doen. Bijvoorbeeld door in de forecast ook de kostenallocaties mee te nemen. Dan heb je ook meer inzicht in het uitgavenbeheer en maak je de kostenkant bespreekbaar tussen finance en de business.”
Naar boven
