Barbara Baarsma

Ook ligt er voor de registercontroller de taak om risicomanagement op de agenda van het management en andere belangrijke stakeholders te krijgen. Van Veen-Dirks: “Je moet hen bewustmaken van de risico’s en trends die je waarneemt bij de beslissingen die het management neemt. Het hebben van impact bij managementbeslissingen hoort in de kern tot de rol die de registercontroller vervult in een organisatie.”

Resilient maken van de organisatie

Om risicomanagement effectief in te zetten is het niet voldoende om te voldoen aan regels. “Je moet ook nadenken over op welke manier houden wij daar bij meer strategische beslissingen rekening mee? De controller heeft, zoals wordt besproken in internationale literatuur, de rol om organisaties resilient te maken. Wij vertalen dat als veerkrachtig, maar in de literatuur is het: zorgen dat je met verstoringen om kunt gaan. Plotselinge veranderingen die op de een of andere manier de organisatie uit balans kunnen brengen. Dat kan Covid-19 zijn, maar ook een financiële crisis. Een organisatie moet in staat zijn om met dat soort verstoringen om te gaan. Zodanig dat zij voort kan bestaan en misschien nog wel beter kan gaan functioneren. Dat je een verstoring meer als een kans gaat zien in plaats van een bedreiging.”

“Resilient betekent als het ware dat je in staat bent om een verstoring om te keren en het te gebruiken in je eigen voordeel. Controllers kunnen helpen in het ontwikkelen van capaciteiten van een organisatie om resilient te zijn. Internationaal is dat een trend die gaande is, maar het krijgt in Nederland nog niet echt voet aan de grond.”

Ruimte nemen

Het snel kunnen reageren op verstoringen is zodoende een capaciteit van een organisatie die registercontrollers mee kunnen ontwikkelen. “De geschiedenis leert ons dat het nuttig is om veerkracht in de organisatie te hebben”, constateert Van Veen-Dirks. “Voor een registercontroller is het dus belangrijk dat je in verstorende situaties de organisatie helpt en niet meteen teruggrijpt op datgene wat altijd wordt gedaan, maar aanleert om de ruimte te nemen om na te denken. Na te denken over wat het meest geschikt is om te doen op dat moment. Dat je niet per se een vaste structuur vasthoudt, maar dat je snel en organisch kunt reageren.”

Registercontrollers spelen steeds vaker een rol in de implementatie en uitvoering van risicomanagement in een organisatie, zegt Van Veen-Dirks. “Zij hebben ervaring in de interactie met het management. Controllers zijn vaak een sparringpartner van het management en gaan het gesprek aan. Dat maakt dat zij daar een geschikte achtergrond voor hebben.”

Verdiep je in de digitale innovaties

Het is voor de registercontroller dus noodzakelijk om zich te verdiepen in het onderwerp risicomanagement. Hetzelfde geldt voor de ontwikkelingen met betrekking tot digitalisering waardoor het vak aan verandering onderhevig is. “Een registercontroller moet zich verdiepen in digitale innovaties en beoordelen of ze voor de organisatie een investering waard zijn”, zegt Van Veen-Dirks. “Je moet inschatten wat de gevolgen zijn van zo’n digitale innovatie en daar advies over geven. Dan kan het gaan over processen in de organisatie, maar ook over producten en diensten die de organisatie aanbiedt. Het is de rol van de controller om te zorgen dat als een digitale innovatie wordt doorgevoerd, het in lijn is met de strategie en langetermijndoelstellingen van de organisatie.”

“Ik vind ook dat de registercontroller er in een organisatie op moet letten dat er voldoende innovatie is en op de juiste vlakken. Als er dan wordt gekozen om een innovatie door te voeren, dan is daarin ook een rol weggelegd voor de controller. Het woord controller zegt het al: het gaat dan om ‘control’, hetgeen je kunt vertalen met aansturing en beheersing.”

“Resilient betekent dat je een verstoring kunt omkeren en in je eigen voordeel kunt gebruiken.”

Verandering van de financiële functie

De hoogleraar Management Accounting and Control vindt het logisch dat de digitalisering invloed heeft op de uitoefening van de financiële functie. “Veel taken hebben te maken met gestructureerde data en zijn repetitief. Daarin kan uitstekend een automatiserings- of robotiseringsslag plaatsvinden. Denk aan het verwerken van transacties en het opstellen van standaardrapportages. Het zijn geen typische taken die een registercontroller zelf uitvoert, maar het zijn wel taken die vallen onder zijn of haar verantwoordelijkheid. Dat betekent dus dat de registercontroller kennis in huis moet hebben. Welke systemen zijn wel en niet geschikt om de werkzaamheden over te nemen? Hoe kan de betrouwbaarheid worden gegarandeerd en de functionaliteit verbeterd?”

Hierdoor verandert de rol van de registercontroller die leidinggeeft aan de financiële functie, constateert Van Veen-Dirks. “Het gaat niet meer om het door medewerkers laten uitvoeren van registraties, maar om het maken en in orde houden van de systemen waarmee het gebeurt. Die rol verandert daardoor, omdat je verstand moet hebben van al die systemen waarmee je werkt om de data te verwerken en te analyseren. Ook moet je kennis hebben van verslaggevingsrichtlijnen, intern en extern. Het is dus veel meer een hoogwaardige kennisrol aan het worden.”

Belangrijkste drijfveren

De functie van registercontroller is volop in ontwikkeling. “De RC’er is niet alleen maar bezig met het uitvoeren van analyses, maar heeft ook contact met de business. Dat zijn voor studenten ook belangrijke drijfveren om registercontroller te worden. De combinatie van het hebben van financiële kennis en het zijn van een sparringpartner voor de business en het management. Registercontrollers zijn vaak mensen die analytisch zijn, maar ook het bredere plaatje in een organisatie snappen en zij willen daar een bijdrage aan leveren.”

Vertrouwenspersoon

Van Veen-Dirks is sinds enkele jaren de vertrouwenspersoon binnen VRC. Volgens de beschrijving van de VRC kan de vertrouwenspersoon de leden van de vereniging helpen bij de aanpak van een gedragsmatig dilemma, dat niet intern opgelost kan worden. Van Veen-Dirks ziet haar rol nog iets breder: “Leden kunnen mijn hulp ook inschakelen voor dilemma’s die wel intern opgelost kunnen worden. Het gaat vaak om situaties waarbij iemand anders in de organisatie niet integer handelt. Dan kan het gaan om collega’s in de financiële functie, vaak hogergeplaatsten. Of het gaat om andere medewerkers waar de registercontroller mee te maken heeft, zoals managers en directeuren. De dilemma’s kunnen bijvoorbeeld betrekking hebben op eisen om situaties al dan niet tijdelijk anders voor te stellen dan ze zijn. Het valt bijvoorbeeld niet mee als je gevraagd wordt om binnen 24 uur een forecast op te leveren en verwacht wordt dat die een positief beeld laat zien, terwijl er geen positief beeld is.”

Contact opnemen?

Hebt u een belangrijk gedragsmatig dilemma, waarover u wilt overleggen? Neem dan via deze link contact op met Paula van Veen-Dirks RC. Zij kan u helpen bij de aanpak van het gedragsmatige conflict zonder de vertrouwelijkheid aan te tasten. 

Ga ik ingrijpen of niet?

De vraag die registercontrollers bezighoudt als ze Van Veen-Dirks benaderen is: ga ik me daarover uitspreken en ga ik ingrijpen of niet? “Die afweging is soms lastig en er is geen pasklaar antwoord. Het is de vraag hoe belangrijk iemand het vindt dat zijn of haar probleem wordt opgelost, verminderd of weggenomen. En aan de andere kant: wat kost het diegene? Zeg je één keer dat je het er niet mee eens bent of zoek je het hogerop?”

Een luisterend oor

Van Veen-Dirks biedt als vertrouwenspersoon de leden van VRC een luisterend oor. “Ik ben een gesprekspartner. Als iemand behoefte heeft om even te sparren, dan ben ik er voor hen. Wat ik dan vaak doe, is vragen stellen om inzicht te krijgen in wat er precies speelt. En dan focus ik me met name op het integriteitsaspect en wat de mogelijkheden zijn om daarmee om te gaan. Als iemand er bijvoorbeeld voor kiest om zich uit te spreken, dan kan het gevolg zijn dat diegene zijn of haar carrière elders moet voortzetten. Omdat het voorval te maken heeft met een leidinggevende of iemand anders die hooggeplaatst is in de organisatie. Dat zijn heel lastige beslissingen die iemand uiteindelijk zelf moet nemen. Ik kan naar iemand luisteren, de afwegingen op een rijtje zetten, maar geen bindend advies geven. Desondanks hoor ik na afloop gelukkig vaak dat men blij is met mij gesproken te hebben. Het is blijkbaar een benadering waar men iets aan heeft.”

“Een registercontroller moet zich verdiepen in digitale innovaties en beoordelen of ze een investering waard zijn”